Come effettuare l’autenticazione dei documenti in Svizzera
Essendo le relazioni e i rapporti internazionali sempre più frequenti, può avvenire spesso l’esigenza di far riconoscere un atto pubblico o privato davanti a un’autorità svizzera o davanti a un’autorità estera. Ad esempio può capitare che un contratto, un atto di nascita o una sentenza giudiziale vengano presentati all’amministrazione elvetica o di un Paese terzo al fine di richiedere rispettivamente la registrazione di una compravendita, per ottenere la cittadinanza o per far valere un diritto.
Come fare quindi per assicurarsi che l’atto scritto di cui disponiamo abbia piena e totale efficacia quando viene emesso o presentato in uno Stato diverso dalla Svizzera ma i cui effetti dovrebbero essere fatti valere in uno dei Cantoni elvetici o altrove? Ci sono due diverse soluzioni in realtà al riguardo, a seconda dello Stato in cui è stato emesso l’atto:
- • se si tratta di uno Stato che fa parte della Convenzione de L'Aja del 5 ottobre 1961, non occorre la legalizzazione dell’atto ma è sufficiente l’apostille, come vedremo tra poco. La Svizzera ha infatti aderito a tale Convenzione l’11 marzo 1973;
- • se lo Stato di provenienza dell’atto non aderisce alla convenzione, occorre allora procedere alla legalizzazione dei documenti.
Legalizzazione e apostille: differenze e casi d’uso
La legalizzazione è una procedura più complessa rispetto all’apostille e si applica quando lo Stato da cui ha origine l’atto non ha aderito alla Convenzione de L’Aja. In questo caso occorre infatti rivolgersi alle autorità consolari o dell’ambasciata svizzere nel Paese in cui avviene la richiesta o della Svizzera, affinché si proceda alla legalizzazione per la piena efficacia.
Una volta accertato quindi che lo Stato in cui l’atto deve essere fatto valere non appartiene alla Convenzione, la procedura richiede di recarsi personalmente alla rappresentanza consolare avendo con sé un valido documento di identità e i documenti che necessitano di legalizzazione:
- • Nel caso della legalizzazione di una firma privata, l'autorità svizzera può sempre chiedere l’esibizione di ulteriore documentazione e l’apposizione della firma avverrà di fronte all’autorità consolare o diplomatica, la quale attesterà quindi l’autenticità del documento. Le regole sono ancora più rigide quando si tratta di documenti bancari, dato che viene sottolineata l’importanza di procedere alla verifica dell'identità tramite un documento ufficiale.
- • Per la legalizzazione di sigilli e altre firme ufficiali, la procedura rimane la stessa, con una distinzione circa l’autorità competente:
- - se si tratta di un documento che deve essere fatto valere all’estero, ci si può rivolgere all'autorità cantonale di legalizzazione in Svizzera o alla Cancelleria federale di Berna;
- - se si tratta di un documento che deve essere fatto valere in Svizzera, occorre rivolgersi all'autorità competente dello Stato in cui l'atto è stato emesso, a condizione che sia sempre ricompreso nell’ambito dell’autorità consolare svizzera.
Più semplice è la procedura nel caso di Apostille, quando quindi anche lo Stato di origine o in cui deve essere fatto valere l’atto ha aderito alla Convenzione de L’Aja. In questo caso infatti occorre semplicemente rivolgersi presso l’autorità consolare o dell’ambasciata dello Stato in cui è stato rilasciato l’atto e richiedere l’emissione dell’Apostille. Se l’atto è stato prodotto in Svizzera, l’autorità competente sarà l'autorità cantonale di legalizzazione in questione o la Cancelleria federale di Berna.
Costi e tempi di gestione
Il costo della procedura di legalizzazione ammonta a 40 CHF sia per gli atti pubblici che per i documenti privati (l’importo può essere modificato in base ai tassi di cambio correnti) e i tempi di rilascio dell’autenticazione sono di regola immediati.
Ricordiamo inoltre la funzione dell’autenticazione dell’atto riguarda solamente l’origine e non anche il suo contenuto.